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RFID智能档案管理的有序发展,是因戳准了用户的哪些痛点?

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  《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中提到了当前的工作面临形势与挑战。

  从国际上看,开放政府和信息技术发展将档案推到政府治理和公共服务的重要位置。电子政务建设极大推进和实现了电子档案的形成、管理;档案信息化与互联网运用成为发展趋势;云计算、大数据和移动网络技术的发展,给信息安全、隐私保护和数字记忆留存带来挑战。

  从国内看,“四个全面”战略布局、国家大数据发展战略和“互联网+”行动计划的推进,深刻影响档案工作的理念、技术、方法及模式;档案日益成为国家基础性战略资源;档案工作领域更加广泛、内容更加丰富、需求更加多样,地位和作用越来越重要。

  在协调推进“四个全面”战略布局的新时期,如何适应法治中国,建设推进依法治档?如何适应政务公开推进档案信息开放?如何适应社会多样需求改进档案服务?如何适应信息技术发展加强电子档案管理?如何适应现代化管理造就复合型人才队伍,正日益成为我国档案工作面临的主要挑战。

  现实情况是,传统档案管理工作的问题多多

  随着企事业单位的发展,各种信息档案资料数量逐日增多,档案的种类日趋多样化,纸质信息存储出现迅速膨胀;而传统的档案管理方式与技术手段所导致的问题也是日益凸显,从而致使我国档案行业的信息化管理已经不能满足实际需要。

  有着多年行业应用经验的某RFID企业负责人在接受RFID世界网记者采访时指出,当前档案手工管理工作的流程繁琐低效、整理时间冗长。最突出的表现是:

  档案存放次序较易被打乱。由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误,档案存放的次序难免被打乱,造成档案存放无序,查找困难。

  档案核查、查阅耗时长。随着档案规模与种类数量越来越庞大,要查找、核查清理某一档案时,需要将所有的档案筛选一遍。

  档案信息化程度低。传统的管理无法实现档案管理的信息化;手工记录方式很难对档案利用情况进行及时准确的统计。

  档案盘点效率低。由于档案数量众多,要对所有档案进行盘点,其工作量难以想象,那将是一项十分庞大的工程。

  鉴于目前档案管理存在的种种现状,档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。

  RFID智能档案管理方案  解决用户的五大痛点

RFID智能档案管理的有序发展,是因戳准了用户的哪些痛点?

  记者通过查询相关资料了解到,数字化RFID是一种非接触式的自动识别技术,它通过射频信号自动识别目标对象并获取相关数据,识别工作无须人工干预。RFID的应用系统具有非接触,工作距离远,精度高,信息收集处理自动快捷及环境适应性好等一系列优点,不仅能取代传统的手工录入方式,大大提升企业的运营效率,更由于其先进的自动识别功能,能轻易地实现原先人工难以完成的任务,为提高企业竞争优势,增强企业核心竞争力提供有力的支持。

  (1)简化借还流程,提高流通效率

  现有的借还流程仍然需要人工打开资料扉页并找到条码位置然后才能扫描条码。这样的操作流程仍然较为繁琐,借还效率比较低。同时,条码容易破损,影响借还的效率。

  因此,需要引入先进的读写技术以简化的资料借还流程,提高信息存储的安全,提高信息读写的可靠对,也提高借还资料的速度。

  (2)大幅降低资料盘点和查找工作量

  依靠人工的资料盘点工作,特别是已归类的盘点工作量太大而且效率很低。管理员盘点资料要凭自身的记忆对资料进行分类放置和记录,费时劳神却又很难达到目的。引入先进的RFID资料盘点工具和方法,可实现资料盘点的自动化或半自动化。

  RFID非接触、远距离、快速读取多个标签的特点,使盘点工作简单有效,RFID使从不能盘点到可以盘点、轻松盘点;同样,可以轻松实现顺架等功能;归档时可以根据资料图形化路线(相当于电子地图)指示管理员员按正确位置顺利归档。

  (3)改变借阅管理和安全防遗漏流程脱节的情况

  现阶段依靠人工手工记录的方式进行借阅管理,一方面借阅工作量较大,另一方面亦存在数据登录错误的情况,且在发现丢失资料的同时无法记录丢失资料的信息或超期借阅无法跟踪等待,对资料的日常盘点、补缺工作影响极大。

  RFID系统对现有的管理模进行改进,借用RFID和IC卡信息记录每份资料的进出库历史记录,从而可以与借还的历史记录进行匹配,进行资料自动跟踪预警。

  (4)提高资料管理人员工作人员的工作满意度

  资料管理工作人员由于积年累月的重复性劳动,加上资料管理工作本身就很繁重,很容易让工作人员对资料室工作产生一定的消极思想;由于管理上存在缺陷,管理者对资料的管理也大伤脑筋。通过对资料室RFID系统的应用,可以弥补管理上的缺陷,同时把工作人员从资料日常繁重的重复劳动中解放出来,其主要体现在以下几个方面:

  1) RFID技术大大减少了流通工作量,剩余的流通工作也是配合RFID技术的自动化工作,这样大大提高了流通工作人员的工作积极性和精神面貌。

  2) RFID技术也解放了大批流通工作员,使他们可以从事其他的高级的咨询工作,如工艺咨询等。

  (5)资料室通过RFID技术,全面数字化管理

  通过使用RFID技术,可在资料室中实现快速清点功能、借/还时即时资料识别和安全防盗功能、快速准确的数据库检查和更新功能等,这使得相关管理员的工作变得更加轻松,简便。

  综上所述,RFID带给资料室中的好处是显而易见的,这些好处最终归结到一点就是“加强资料管理、满足各层面人员需求”。

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